Invoice Uniform

Workflow zur Rechnungsprüfung

So automatisieren Sie die Rechnungsprüfung vor der Zahlung

Automatisierung funktioniert am besten, wenn sie Rechnungen zur Prüfung vorbereitet, statt automatische Freigabe vorzutäuschen. Der richtige Workflow prüft Felder, Summen, Steuerdetails und Warnungen vor der menschlichen Entscheidung.

Entscheidungscheckliste

Ziel ist ein saubereres Review-Paket

Vor der Zahlung sollte Automatisierung repetitive Aufgaben beschleunigen und riskante Punkte sichtbarer machen.

Wichtige Rechnungsfelder extrahieren

Erfassen Sie Lieferant, Käufer, Nummer, Datum, Fälligkeit, Währung, Zahlung, Summen, Steuern und Positionen.

Fehlende Informationen markieren

Zeigen Sie leere, unvollständige oder unsichere Pflichtfelder vor der Zahlungsprüfung.

Summen und Steuern prüfen

Prüfen Sie Nettobeträge, Steuerbeträge, Bruttosummen, Zahlbeträge, Steueraufschlüsselung und Währung.

Quellenvergleich sichtbar halten

Reviewer sollen extrahierte Werte mit der Originalrechnung vergleichen können.

Review-Ausgabe standardisieren

Unterschiedliche Lieferantenlayouts werden zu einer konsistenten Prüfstruktur.

Erst nach Review weitergehen

Ein Reviewer entscheidet über Freigabe, Ablehnung, Korrektur oder neue Rechnung.

Ein einfacher Automatisierungsflow

Starten Sie ohne Änderung Ihres Buchhaltungssystems mit einer hochgeladenen Rechnung.

  1. 1

    Rechnung hochladen

    Nutzen Sie die Datei, die tatsächlich geprüft werden muss, meist PDF oder DOCX.

  2. 2

    Strukturierte Felder extrahieren

    Erstellen Sie einen konsistenten Datensatz mit Parteien, Daten, Summen, Steuern, Zahlungsfeldern und Positionen.

  3. 3

    Fehlende oder widersprüchliche Details prüfen

    Prüfen Sie abwesende, unsichere oder abweichende Felder.

  4. 4

    Steuern, MwSt., Summen und Zahlung prüfen

    Geben Sie Reviewern einen Ort für alle wichtigen Werte.

  5. 5

    Freigeben, ablehnen oder Korrektur anfordern

    Automatisierung bereitet die Evidenz vor; die Entscheidung bleibt bei der verantwortlichen Person.

Automatisieren Sie nicht das Urteil weg

Automatisierung soll Review schneller machen, aber Kontrollen für Zahlungsentscheidungen erhalten.

Keine blinde KI-Freigabe von Lieferantenrechnungen ohne Review.

Extrahierte Werte sind bei Warnungen oder fehlenden Feldern nicht final.

Buchhaltungsreview, Lieferantenprüfung und interne Freigaben bleiben bestehen.

Testen Sie den Workflow mit einer Rechnung.

Nutzen Sie zuerst den kostenlosen Checker. Wenn das Ergebnis passt, erstellen Sie einen Workspace.